4 redenen waarom to-do-lijsten niet werken (en hoe het anders kan)
Om maar meteen met de deur in huis te vallen: to do-lists kúnnen wel werken, je moet alleen weten welke valkuilen er zijn. Want er zijn genoeg fouten die je kunt maken waardoor je het overzicht verliest, waardoor de functie van een to do-list verloren gaat omdat je niet op de juiste manier te werk gaat. Wij bespreken de meest voorkomende fouten in dit artikel, en natuurlijk ook wat je ertegen kunt doen.
1. Je to-do-lijst is veel te lang
Dit is de grootste valkuil van allemaal. Je begint met een lijstje, je krijgt de smaak te pakken en voor je het weet heb je een gigantische verzameling aan taken bij elkaar geraapt. Meteen een probleem: de lijst is veel te lang om er iets mee te kunnen. Je moet je realiseren dat een to-do-lijst bruikbaar is omdat je weet waar je aan toe bent, omdat je precies ziet wat je nog moet doen. Het heeft dan ook geen zin om alles erop te gooien wat je van nu tot 2032 gerealiseerd wilt hebben. Hou het klein, zodat je enthousiasme groot blijft.
2. Je geeft jezelf te weinig tijd per taak
Het is verstandig om aan de taken op je lijst een tijdsduur toe te voegen, zodat je niet te veel smokkelt, niet te lang doet over simpele taken en genoeg tijd neemt voor grotere projecten, met de nadruk op dat laatste: neem genoeg tijd als de taak dat vereist. Als je jezelf een paar minuten geeft voor iets waarvan je weet dat je het best moeilijk vindt, dat het toch wel wat moeite kost, begin dan met een langer tijdsbestek. Als het sneller lukt dan je had verwacht, dan pas je het de volgende keer aan. Maar leg de lat niet meteen te hoog.
3. Je zet er vaker taken bij dan je ze doorstreept
Zoals gezegd moet de lijst in het begin niet te lang zijn, maar dat geldt ook voor de lange termijn, voor de frequentie waarmee je nieuwe taken erop zet in verhouding tot de snelheid waarmee je taken volbrengt. Geef jezelf genoeg tijd, je hebt rust nodig om te doen wat je moet doen, geen nieuwe opdrachten die je in de nek hijgen. Eerst taken doen, zodat de lijst weer overzichtelijk is, dan pas toevoegen: dat moet te allen tijde de volgorde zijn.
4. Je hebt geen hierarchie aangebracht in prioriteit
De mens is geneigd makkelijke taken eerst uit te voeren. Geef jezelf niet de kans om maar wat aan te kloten met simpele dingetjes terwijl de belangrijkste projecten ongedaan blijven. Zet de taken die van het grootste belang zijn bovenaan, en voer die ook het eerst uit. Je krijgt daardoor veel meer en veel sneller voldoening, waardoor je de overige opdrachten binnen no time hebt gedaan.